Compartir y exportar

Concepto

Hay dos caminos para que otras personas vean tu reporte: compartirlo en Power BI Service, donde sigue siendo interactivo, o exportarlo a un archivo estático, como PDF o PowerPoint, para enviarlo a quien no usa Power BI.

Compartir en Service. En app.powerbi.com, el botón "Compartir" del reporte permite escribir el correo de otra persona. Esa persona necesita su propia cuenta de Power BI, y en organizaciones con licencias pagas, una licencia que le permita ver contenido compartido. Puedes decidir si podrá volver a compartirlo.

Exportar a PDF. En Power BI Desktop, Archivo > Exportar > "Exportar a PDF" crea un archivo con una página por cada página del reporte. Se puede enviar a cualquier persona, pero es una foto: los filtros, los clics y los tooltips dejan de funcionar.

Exportar los datos de un visual. En el menú "…" de un visual, "Exportar datos" descarga en un CSV o Excel lo que muestra ese visual. Útil cuando alguien pide "los números detrás del gráfico".

Elegir. Si quien recibe va a explorar y filtrar, comparte en Service. Si necesita un documento para una reunión o un archivo adjunto, exporta. Si pide los datos, exporta los datos del visual.

Práctica.

1. En Power BI Desktop, ve a Archivo > Exportar > 'Exportar a PDF' y abre el archivo.
2. Intenta usar la segmentación de región en el PDF.
3. En el menú '…' de la matriz, usa 'Exportar datos' y abre el archivo descargado.
4. Si publicaste en la lección anterior, abre el botón 'Compartir' en app.powerbi.com y revisa las opciones, sin enviar nada.